Qui sommes-nous ?

Règlement Intérieur

SAN FRANCISCO BAY ACCUEIL

Règlement intérieur 2006 - Révision 2013

San Francisco Bay Accueil est une association à but non lucratif, apolitique et non confessionnelle, enregistrée aux États-Unis dans l’État de Californie.

L’exercice social commence le 1er Juillet et se termine le 30 Juin.

La vocation de San Francisco Bay Accueil est d’accueillir, d’informer et d’intégrer les français et francophones s’installant ou installés dans cette région. L’association est animée par des bénévoles.

En vertu de l’article III section I de l’association, le présent règlement intérieur a été établi par le Conseil d’administration pour fixer les modalités d’application des dits statuts et sera révisé annuellement, si nécessaire.

Article 1

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration gère l’association. Il est constitué du bureau exécutif de 4 membres : un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire et de membres du bureau. Les membres du bureau sont également membres du conseil d’administration. Le nombre de membres du conseil d’administration est de 15 maximum.

Candidatures

Les candidats doivent être membres actifs de l’Association, c’est-à-dire à jour de leur cotisation pour l’exercice en cours.
Ils doivent faire acte de candidature en précisant leur motivation par écrit 20 jours avant la date prévue des élections. Les nouvelles candidatures sont examinées par les membres du conseil d’administration en place et acceptées après vérification de l’éligibilité des candidats. Deux membres d’une même famille ne peuvent pas faire partie du conseil d’administration. Le caractère apolitique de l’association rend incompatible un mandat politique avec une fonction au sein du conseil d’administration. Une fonction dans le conseil d’administration est incompatible avec celle de formateur ou intervenant rémunéré auprès de l’association.

Élections

Les élections ont lieu annuellement au cours du premier trimestre civil lors d’une assemblée générale de tous les membres dûment convoqués à cet effet au moins 15 jours avant la date de l’assemblée.
Sont électeurs tous les membres ayant payé la cotisation annuelle à la date de l’envoi des convocations. Les élections ont lieu à bulletin secret ; trois pouvoirs sont admis par adhérent.
Le quorum requis des votants présents ou représentés est de 15% des membres convoqués, un seul vote par foyer est valide. Les membres sont élus à la majorité relative.
Les membres du conseil d’administration sont élus pour 3 ans. Des élections annuelles permettent de renouveler 1/3 des membres.
Les membres élus cooptent les membres du bureau : un président, un (des) vice-président(s), un trésorier(s), un secrétaire(s).

Remplacements

Lorsqu’un membre du conseil d’administration doit être remplacé, le conseil d’administration peut élire par la majorité un nouveau membre pour remplir la fonction jusqu’à la fin du terme du son prédécesseur.

Pouvoir et responsabilité du conseil d’administration

Les pouvoirs et responsabilités des membres du conseil d’administration et du bureau sont décrits dans les articles III et IV des statuts et rappelés ci-dessous.
Le conseil d’administration et le bureau ont le pouvoir de contrôler et gérer les affaires de l’association en application de ses statuts. Ils définissent le règlement intérieur et veillent à son application. Les membres du conseil d’administration et du bureau ne reçoivent aucun salaire ni émolument, directement ou indirectement, du fait de leur fonction au sein du conseil d’administration ou du bureau. Ils n’ont pas à assumer de responsabilité personnelle vis-à-vis des créanciers de l’association.
Le président est le principal représentant de l’association ; il dirige, organise et supervise le fonctionnement de l’association. Il a le pouvoir de signer avec le secrétaire ou un autre membre du conseil d’administration, tous contrats et documents autorisés par le président ou le conseil d’administration. Il préside toutes les réunions du conseil d’administration et/ou du bureau. Il peut assumer toute autre responsabilité fixée par le conseil d’administration.
Le(s) vice-président assume toutes les responsabilités qui lui (leur) sont attribuées par le président ou le conseil d’administration. En l’absence du président, un vice-président doit assumer les responsabilités du président.
Le secrétaire assure le secrétariat de toutes les réunions du conseil d’administration et/ou du bureau, rédige les minutes de réunions et les classe dans un registre prévu à cet effet. Il peut assumer toute autre responsabilité fixée par le président ou le conseil d’administration.
Le trésorier a la responsabilité de tous les fonds de l’association et doit déposer tous les fonds reçus dans le compte bancaire de l’association. Il doit tenir la comptabilité de tous les mouvements. Il doit établir des comptes de résultats et bilans financiers annuels et les présenter à l’assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration peut lui demander des états financiers intermédiaires.

Article 2

RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION

Tous les membres de San Francisco Bay Accueil sans distinction doivent connaître et appliquer les règles de fonctionnement de l’Association.

Ressources de l’association

Les ressources proviennent :
- des cotisations annuelles versées par les membres ;
- des donations de soutien de membres et de personnes physiques ou morales extérieures à SFBA ;
- d’aides fournies par des partenaires divers pour le financement d’actions ou d’événements ponctuels et spécifiques ;
- des recettes provenant d’annonces publicitaires parues dans les documents de communication SFBA pour en assurer en partie le financement, et sur le site www.sfbaccueil.org
Les montants sont fixés par le bureau et peuvent être modifiés annuellement.
- les cotisations annuelles sont fixées à 40 dollars ; elles sont dues au 1er septembre pour les renouvellements et à la date d’adhésion pour les nouveaux membres ; pour les membres adhérant après le 1er juin, le renouvellement de la cotisation n’est due que le 1er septembre de l’année suivante.
- Les donations de soutien versées par certains membres, en plus de leur cotisation, doivent être d’au moins 15 dollars par an.
- Le montant des aides financières demandées à des partenaires est fixé au cas par cas.
- Les annonces publicitaires sur le site sont payantes, les tarifs sont établis par le bureau et postés sur le site.
Les membres peuvent passer une petite annonce personnelle gratuitement sur le site.

Engagement des dépenses

Un budget annuel est établi par le bureau. Il définit les objectifs de ressources et alloue des montants aux dépenses programmées (fonctionnement, événements, communication, autres)
Les différentes activités sont à la charge des participants et réservées aux membres.
Dans certains cas précis, SFBA peut décider d’allouer un budget à une activité.
Dans le cas où une activité est ouverte à des non-membres, une participation supérieure d’au moins 25% leur sera demandée.
Tout surplus de recette constaté lors d’un événement ou d’une activité sera envoyé au trésorier accompagné d’une feuille de présence signée par les participants.
Les dépenses courantes de fonctionnement facturées par des tiers à SFBA (téléphone, charges locatives, abonnements,…) sont directement payées par le trésorier.
Toute autre dépense doit être soumise à l’approbation du président avant engagement.
Le président a la capacité d’engager toute dépense qu’il juge nécessaire pour l’association dans la limite de 200 dollars et doit en rendre compte au bureau. Au-delà de cette somme, l’engagement de la dépense doit être approuvé par l’ensemble du bureau.

Remboursement des frais

Certaines dépenses de fonctionnement, engagées par les membres du conseil d’administration, les membres du bureau, les responsables d’activités ou d’autres membres impliqués dans l’activité de SFBA, peuvent être prises en charge par l’association. Il s’agit de :
- frais de parking (tarif limité à 3 dollars par heure) ou de transport en commun pour assurer la permanence hebdomadaire, réunions du conseil d’administration.
- fournitures administratives (papier, enveloppes, étiquettes, timbres, photocopies, cartouches d’encre, ,…) nécessaires à l’association.
- débours engagés pour l’organisation des événements traditionnels de SFBA (Fête de Noël, Rallye, Fête de Printemps, Café Accueil de la rentrée, conférences,…) ou pour tout événement exceptionnel pour lesquels le conseil d’administration aura préalablement fixé un budget ;
- débours engagés pour réaliser les supports de communication de SFBA (pochette de présentation, brochure, annuaire, affiches, cartes,…) pour lesquels le bureau aura également défini un budget.
Les remboursements de frais sont effectués par le trésorier sur présentation des pièces justificatives et d’un état de dépenses détaillé. Toute dépense jugée anormale par le trésorier doit être soumise à l’approbation du président.
Tout engagement de dépense exceptionnelle, autre que les cas cités précédemment, doit être soumis à l’approbation préalable du bureau pour être remboursable (voyage, frais de représentation,…)

Article 3

POINTS DIVERS

Confidentialité

Les coordonnées des membres sont regroupées dans l’annuaire des membres sur le site, accessible seulement par les adhérents.
Aucune information personnelle ne peut être diffusée sans l’accord de la personne concernée. Les informations personnelles des membres, recueillies au moyen de questionnaires, sont utilisées au sein du bureau uniquement dans le but de mieux connaître les membres et mieux répondre à leurs attentes.

Assurance

Les ressources de l’association ne permettent pas de souscrire à une police d’assurance collective. En conséquence, SFBA incite les membres à avoir leur propre assurance et décline toute responsabilité en cas d’accident ou d’incident survenant lors d’une activité ou d’un événement organisé par l’association.

Obligations

Les adhérents doivent avoir pris connaissance du règlement intérieur avant d’adhérer à l’association. Les statuts sont disponibles pour consultation sur le site de l’association. Le non-respect des statuts et du règlement intérieur est une faute grave.
Les adhérents et responsables ne peuvent prendre aucun engagement pour l’association hors des règles établies. Ils ne doivent pas utiliser l’association à des fins de promotion personnelle.